Avis de confidentialité du Québec

Date d'entrée en vigueur : septembre 2023

Chez PIMCO Canada Corp. (« Pimco Canada » ou « nous »), nous considérons la confidentialité comme un aspect fondamental de notre relation avec nos clients actuels, anciens et potentiels, ainsi qu'avec les autres personnes dont nous collectons les informations. Certaines de ces informations peuvent être considérées comme des « informations personnelles » en vertu de la loi applicable. Aux fins du présent avis, « informations personnelles » désigne les informations qui se rapportent à une personne identifiable et/ou permettent d'identifier une personne, directement ou indirectement, et, pour plus de certitude, incluent, sans limitation, toute information définie ou considérée comme telle. conformément aux lois applicables en matière de confidentialité. Pour garantir la confidentialité et la sécurité de ces informations personnelles, PIMCO Canada a développé un programme de surveillance de l'information (le « Programme ») et des politiques qui sont résumées dans le présent Avis de confidentialité des informations personnelles (l'« Avis »). Une ou plusieurs de nos politiques de confidentialité peuvent s'appliquer à vous en fonction de votre relation avec nous.

Table des matières

1. Rôles et responsabilités
2. Aperçu des informations personnelles que nous collectons a votre sujet, de la manière dont nous les collectons et avec qui nous les partegeons
3. Transfer de renseignments personnels hors du Québec et due Canada
4. Conservation des informations personnelles
5. Sécurité des informations personnelles
6. Modifications de notre avis de confidentialité
7. Contactez-nous
8. Vos droits et traitement des réclamations
9. Procédure de tratiement des plaintes

1. Rôles et responsabilités

Dans les cas où nous traitons vos informations personnelles, PIMCO Canada est responsable de s'assurer qu'elle utilise vos informations conformément aux lois et réglementations applicables en matière de confidentialité et de sécurité. Pour garantir sa conformité à ces lois, PIMCO Canada et les entités de PIMCO basées à l'extérieur du Canada (« PIMCO » ou « Groupe PIMCO ») ont établi la structure de gouvernance suivante : 

La responsabilité du programme incombe au président de PIMCO Canada, qui a délégué la surveillance et la maintenance du programme au responsable de la protection de la vie privée et au vice-président de la conformité de PIMCO Canada. Le programme intègre des politiques, des procédures et des contrôles conçus pour protéger et sauvegarder les informations personnelles. PIMCO dispose d'un responsable mondial de la confidentialité des données qui est responsable de la conception, du développement et de la mise en œuvre du programme mondial de confidentialité des données de PIMCO et est soutenu, le cas échéant, par des responsables locaux de la confidentialité des données, y compris le responsable de la confidentialité de PIMCO Canada, dans la mise en œuvre et l'administration du programme. 

En fonction de votre relation et de vos interactions avec PIMCO, la responsabilité du traitement de vos informations personnelles peut incomber à un ou plusieurs propriétaires d'informations qui sont à la tête des unités commerciales internes qui créent ou initient la création ou le stockage d'informations personnelles. Chaque propriétaire d’informations doit, dans la mesure où cela relève de sa sphère de responsabilité, prendre des mesures raisonnablement conçues pour garantir le respect des exigences de confidentialité de PIMCO.

2. Aperçu des informations personnelles que nous collectons a votre sujet, de la manière dont nous les collectons et avec qui nous les partegeons

Nous collectons, utilisons et partageons vos informations personnelles de diverses manières. Pour une description complète des informations personnelles que nous pouvons collecter, de la manière dont nous les utilisons et des personnes avec qui nous les partageons, veuillez vous référer à l'avis de confidentialité en ligne de PIMCO. Voici un résumé concis de nos pratiques de traitement des données pour une compréhension rapide : 

Nous pouvons collecter les informations personnelles suivantes auprès de vous :

• Informations nécessaires pour vous fournir les produits et services demandés,
• Informations sur l'emploi pour traiter votre candidature lorsque vous postulez à un poste chez PIMCO (par exemple, vérification des antécédents),
• Des informations sur votre utilisation de nos services en ligne ou sur les demandes que vous faites lorsque vous visitez notre site Web www.pimco.ca ou lors d'autres interactions en ligne que vous pourriez avoir avec nous,
• Des informations sur votre utilisation de nos services et produits afin de prévenir la fraude et le blanchiment d'argent,
• Informations nécessaires pour répondre à une demande que vous nous soumettez, par exemple, lorsque vous ou un
• Un représentant agissant en votre nom soumet une demande ou un autre formulaire à nous ou à l'une de nos sociétés affiliées par courrier, par voie électronique ou par téléphone.

Veuillez consulter l'avis de confidentialité en ligne de PIMCO pour une liste détaillée des informations personnelles que nous collectons à votre sujet, comment nous les collectons et dans quel but. 

Nous pouvons partager les informations personnelles que nous collectons à votre sujet avec les parties suivantes :

• Avec nos affiliés.
• Avec nos prestataires de services, partenaires commerciaux et fournisseurs. Si nous fournissons vos informations à des prestataires de services, nous exigeons que ceux-ci gardent vos informations personnelles en sécurité et ne les utilisent qu'aux fins limitées pour lesquelles elles sont fournies.
• Lorsque vous demandez l'un de nos produits ou services. Nous partagerons vos informations dans la mesure nécessaire ou appropriée pour répondre à votre demande.
• Lorsque la loi l'exige. Par exemple, en réponse à une ordonnance du tribunal ou à une assignation à comparaître. Nous pouvons également divulguer ces informations en réponse à la demande d’un organisme chargé de l’application de la loi.

De plus, veuillez noter que si PIMCO Canada ou l'une de ses sociétés affiliées, filiales ou secteurs d'activité est fusionnée, acquise, cédée, financée, vendue, aliénée ou dissoute, y compris par fusion, consolidation, vente ou cession d'actifs, les la base de données clients, y compris les informations personnelles que nous pouvons posséder à votre sujet et les informations collectées conformément à notre avis de confidentialité en ligne avis de confidentialité en ligne, peuvent, en tout ou en partie, être vendues, cédées, transférées, cédées ou autrement divulguées dans le cadre de cette transaction ou procédure.  

Veuillez consulter l'avis de confidentialité en ligne de PIMCO pour plus de détails sur les personnes avec qui nous pouvons partager vos informations personnelles.

3. Transfer de renseignments personnels hors du Québec et due Canada

Avec votre consentement ou lorsque la loi applicable le permet, vos renseignements personnels pourront être stockés et/ou traités à l'extérieur du Québec et à l'extérieur du Canada. Dans de tels cas, vos informations personnelles peuvent être soumises à des lois étrangères et peuvent être accessibles aux gouvernements, tribunaux, forces de l'ordre et organismes de réglementation étrangers. Elles peuvent également être traitées par du personnel opérant à l'extérieur du Québec et à l'extérieur du Canada et travaillant pour PIMCO ou pour l'un de nos prestataires de services. Dans ces cas, PIMCO a mis en œuvre des procédures conçues pour restreindre l’accès aux informations personnelles d’un individu uniquement au personnel qui a besoin de connaître ces informations afin de fournir des produits ou des services. Afin de protéger ces informations, des garanties physiques, électroniques et procédurales sont en place.

Lorsque nous transférons vos renseignements personnels vers une autre juridiction (par exemple, en dehors de votre province de résidence), nous veillerons à ce qu'ils soient protégés d'une manière conforme à la façon dont nous protégeons vos renseignements personnels au Canada. Cela peut se faire de plusieurs manières, notamment en mettant en œuvre des accords interentreprises si le transfert reste au sein du Groupe PIMCO ; conditions contractuelles dans le cas des prestataires de services.

Veuillez consulter l'avis de confidentialité en ligne de PIMCO pour plus de détails sur la manière dont nous pouvons transférer vos informations personnelles à l'extérieur du Québec et à l'extérieur du Canada.

4. Conservation des informations personnelles

La durée pendant laquelle nous conservons les informations personnelles varie. La durée de conservation des informations personnelles sera de déterminé par divers critères dont :

• les politiques internes qui dictent la période pendant laquelle nous conservons les informations personnelles ; et
• obligations légales – les lois ou réglementations en matière de confidentialité et de sécurité peuvent fixer une période minimale pendant laquelle nous devons conserver vos données personnelles.

Nous ne conserverons vos informations personnelles qu'aux fins pour lesquelles elles ont été initialement obtenues.

5. Sécurité des informations personnelles

Nous protégeons et sauvegardons vos informations personnelles en utilisant des mesures physiques, électroniques et procédurales adaptées au volume et à la sensibilité des informations, aux fins pour lesquelles elles sont utilisées et au format dans lequel elles sont stockées, y compris des garanties pour protéger vos informations contre la perte et le vol, ainsi que l'accès, la divulgation, la copie, l'utilisation ou la modification non autorisés. Plus précisément, nous mettons en œuvre une combinaison de mesures de sécurité pour protéger vos informations personnelles, notamment :

• Des garanties physiques, électroniques et procédurales conformes aux normes pertinentes pour protéger les informations personnelles ;
• Si les informations sont collectées ou stockées électroniquement, des garanties techniques telles que le cryptage, des pare-feu, des mots de passe, un logiciel antivirus et des mesures similaires ;
• Formation des employés en matière de confidentialité et de sécurité de l'information ;
• Les procédures de réception, d'enquête et de réponse aux plaintes ou demandes de renseignements concernant les pratiques de traitement des informations de PIMCO ;

Nous incluons des protections contractuelles avec les prestataires de services avec lesquels nous partageons des informations personnelles afin de garantir qu'ils maintiennent des protections et des normes de sécurité adéquates pour les informations personnelles qu'ils reçoivent de notre part. Par exemple, nous demandons généralement à nos prestataires de services de limiter leur utilisation et leur conservation des informations personnelles à celles qui sont nécessaires à l'exécution de leurs services et de nous informer en cas d'incident de confidentialité réel ou suspecté. Nous essayons également de surveiller et de vérifier leur conformité à ces exigences de diverses manières (par exemple, inspections sur place (si possible), enquêtes et entretiens, preuve de certification). 

6. Modifications de notre avis de confidentialité

Nous révisons régulièrement notre avis de confidentialité. Toute modification que nous apporterons à cet avis à l’avenir sera publiée sur cette page. Veuillez revenir fréquemment pour voir les mises à jour ou les modifications apportées à notre avis de confidentialité.

7. Contactez-nous

Veuillez nous contacter si vous avez des questions sur nos procédures de traitement des informations personnelles, cet avis ou les informations personnelles que nous détenons à votre sujet. Il est important que ces informations restent à jour et exactes. Par conséquent, il est important que vous nous informiez en temps opportun de toute modification apportée à vos informations personnelles:

• écrivez-nous à nos adresses indiquées ci-dessous ; ou
  PIMCO Canada Corp
  199 Bay Street, Suite 2050,
  Commerce Court Station,
  P.O. Box 363,
  Toronto, ON, M5L 1G2

• contactez-nous par courriel à : CanadaPrivacy@pimco.com

Pour les questions spécifiques au responsable de la confidentialité de PIMCO Canada, veuillez marquer votre requête « à l’attention du responsable de la confidentialité ».

8. Vos droits et traitement des réclamations

PIMCO Canada s'engage à maintenir la confidentialité, l'intégrité et la sécurité de vos informations personnelles. Nous espérons que le besoin de porter plainte ne se fera pas sentir. Toutefois, si vous n'êtes pas satisfait du traitement de vos informations personnelles, PIMCO Canada prend ces préoccupations au sérieux et s'efforce de répondre et de résoudre rapidement les plaintes.

Veuillez trouver ci-dessous un résumé de notre procédure de traitement des réclamations.

9. Procédure de traitement des plaintes

1. Que devez-vous faire si vous souhaitez déposer une plainte ?

Si vous avez une plainte, vous pouvez contacter PIMCO Canada par écrit ou verbalement. Les coordonnées sont les suivantes :
Adresse:
PIMCO Canada Corp
199 Bay Street, Suite 2050,
Commerce Court Station,
P.O. Box 363,
Toronto, ON, M5L 1G2

Courriel : CanadaPrivacy@pimco.com ou alternativement en remplissant le formulaire « Contactez-nous » sur notre site Web.

2. Comment ma réclamation sera-t-elle traitée ?

Votre plainte sera traitée par PIMCO Canada de manière rapide et équitable.

3. Comment saurai-je que ma plainte fait l’objet d’une enquête ?

PIMCO vous enverra dans les plus brefs délais un premier accusé de réception écrit attestant la réception de la plainte. Celui-ci sera envoyé par e-mail ou par courrier.

4. À quoi puis-je m'attendre en réponse à ma plainte ?

PIMCO Canada fournira rapidement une réponse écrite indiquant la résolution de votre plainte, y compris des informations sur vos droits. Veuillez noter que des scénarios plus complexes peuvent nécessiter plus de temps pour enquêter et répondre, mais dans tous les cas, PIMCO Canada s'efforcera de fournir une réponse et des notifications rapides dans les cas où le suivi pourrait être retardé en raison de la complexité ou d'autres facteurs lors de l'examen.

5. Que se passe-t-il si j'estime que ma plainte n'a pas été résolue de manière satisfaisante ?

Si vous estimez que votre plainte n'a pas été résolue de manière satisfaisante, vous pouvez demander à PIMCO Canada de reconsidérer la réponse. Vous pouvez également contacter le Bureau de la Commission de la protection de la vie privée du Canada ou la Commission d’accès à l’information du Québec.

6. Qu'est-ce que le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada (CPVP)?

Le Commissariat supervise le respect de la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE), la loi fédérale canadienne sur la protection de la vie privée dans le secteur privé.

Vous pouvez en savoir plus sur le Commissariat sur son site Web : https://www.priv.gc.ca/fr/a-propos-du-commissariat/. 

Le Commissariat peut être contacté par courrier, par téléphone ou via un formulaire en ligne, tous disponibles sur la page suivante: https://www.priv.gc.ca/fr/communiquer-avec-le-commissariat/communiquer-avec-le-centre-d-information/

Pour déposer une déclaration formelle de confidentialité liée au traitement de vos informations personnelles par PIMCO Canada, le processus de dépôt formel peut être suivi via la page suivante : https://www.priv.gc.ca/fr/signaler-un-probleme/deposer-une-plainte-officielle-concernant-la-protection-de-la-vie-privee/

7. Qu’est-ce que la Commission d’accès à l’information (CAI) du Québec?

La CAI veille au respect de la législation provinciale du Québec en matière de protection de la vie privée et d’accès.

Vous pouvez en savoir plus sur le CAI sur leur site Internet : https://www.cai.gouv.qc.ca/

Le CAI peut être contacté par courrier, email ou téléphone. Les coordonnées sont disponibles via la page suivante : https://www.cai.gouv.qc.ca/a-propos/nous-joindre/

8. Que faire si j'ai des questions d'ordre général sur la procédure de traitement des réclamations ?

Si vous avez des questions concernant cette procédure, vous pouvez contacter PIMCO Canada par écrit ou verbalement.
Les coordonnées sont les suivantes :
Adresse:
PIMCO Canada Corp
199 Bay Street, Suite 2050,
Commerce Court Station,
P.O. Box 363,
Toronto, ON, M5L 1G2
Téléphone : 1-866-341-3350

Courriel : CanadaPrivacy@pimco.com